A todos nos ha tocado vivir alguna reunión de trabajo en la que alguien monopoliza la conversación y no permite participar a los demás, o alguien aprovecha sólo para quejarse o tratar un problema que no tiene nada ver con los temas de agenda.
Estas pérdidas de tiempo resultan costosas para la compañía: la gente y su tiempo son recursos valiosos, y es su labor como gerente maximizar el valor de ambos en beneficio de la organización.
Conseguir un manejo efectivo del tiempo en las reuniones es el resultado de un proceso continuo que incluye una preparación antes de la reunión, concentración en los temas planteados durante la reunión y un seguimiento adecuado después de la reunión.
Pasos previos
Como parte de la preparación antes de la reunión es recomendable:
Defina su propósito. Sin tener claro qué quiere lograr, no hay manera de que lo logre. Una vez que defina su objetivo, puede preguntarse: ¿Realmente es necesaria la reunión? Si es así, ¿quiénes deberían asistir? ¿Qué información deben traer consigo? ¿Cuánto debería durar?
Cree una agenda. Esto le ayudará a enfocar la conversación en el propósito planteado. Si Ud. es un participante y no hay agenda, solicítela para saber sobre qué temas se va a trabajar y qué se espera de cada uno.
Convoque la reunión solo cuando sea necesario. Pregúntese con honestidad si tiene que reunirse con su equipo o sólo los está convocando para revisar documentos que podrían ser enviados por correo electrónico.
Convoque la reunión sólo por el tiempo necesario. Si precisa solo de 30 minutos, planifique su presentación o la de su equipo sólo por ese lapso.
Convoque solo a la gente necesaria. Tener a cada trabajador en la reunión es un lujo porque su tiempo es valioso para la compañía. Identifique quiénes deben asistir de acuerdo a los objetivos.
Prepárese y dé a los participantes el tiempo y materiales para hacer lo mismo. Si Ud. está convocando a la reunión, distribuya la agenda con 24 horas de anticipación y si hay documentos que revisar, envíelos 72 horas antes.
A la hora
Para que su reunión se mantenga encaminada, considere lo siguiente:
Empiece y finalice a tiempo. Cierre la puerta a la hora convocada para empezar y no exceda el tiempo previsto, a menos que todos estén de acuerdo en tomarse unos minutos más para tratar los temas pendientes.
Vaya directo al grano. Si Ud. ha convocado la reunión, comience diciendo el propósito y manténgase enfocado en él. Si Ud. ha sido invitado, vincule sus intervenciones al objetivo de la reunión.
Mantenga el tema encauzado. Si surgen comentarios que no aportan nada o que se desvían ampliamente de los temas de agenda, asegúrese de volver al cauce original.
Defina los roles. Cada reunión debe tener un moderador que guíe las intervenciones y un secretario que tome notas para redactar el acta posteriormente.
Fomente el diálogo. Pregunte sobre todo a quienes menos han participado cuáles son sus opiniones y escuche atentamente sus respuestas.
Cuando estén de acuerdo, pase a lo siguiente. No ceda a la tentación de prolongar un tema en el que todos están de acuerdo.
Finalice determinando los pasos a seguir y compromisos. Al final de la reunión, defina qué acuerdos se han tomado, quién es el responsable de cada medida y el plazo que tiene para llevarla a cabo. Asimismo, acuerden una fecha para la próxima reunión.
Al día siguiente
Una reunión pierde su sentido cuando no hace el seguimiento adecuado:
Envíe el acta de la reunión máximo 24 horas después. Este paso es fundamental para lograr la conexión entre la discusión de la sala de reuniones y las operaciones de su negocio.
Facilite el seguimiento para asegurar buenos resultados. Cuando se acerca el cumplimiento de los plazos propuestos, envíe un correo electrónico a cada persona encargada de una tarea recordándole la fecha y ofreciendo su ayuda. Cuando todos hayan enviado sus aportes, envíeles una nota de agradecimiento con copia a todos los asistentes de la reunión.
Fuente: Blog Gestion
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